يجب على المؤسسات تقديم أدوات وحلول لسد الفجوة بين الاجتماعات الهجينة والحضورية
دبي، الإمارات العربية المتحدة -– أعلنت شركة لوجيتك، خلال مشاركتها في معرض ومؤتمر “ليب 2023” الذي انطلقت فعالياته اليوم في العاصمة السعودية الرياض، عن نتائج دراسة استطلاعية أجرته حول الاجتماعات “الهجينة”. وبحث الاستطلاع الذي شمل أكثر من 500 موظف، في الحالة الخاصة بترتيبات العمل الحالية، وتأثير العمل الهجين على الاجتماعات، والتحديات التي يواجهها قادة الأعمال والموظفون في طريقة العمل الجديدة.
وكشف تقرير الدراسة عن أن أكثر 52 في المئة من المشاركين في الاستطلاع يفضلون إما العمل بنظام العمل الهجين أو العمل كليًا عن بُعد، وذلك في ظلّ عودة الموظفين للعمل حضوريًا في مكاتبهم.
وقالت لبنى إيمنشال رئيس الأعمال التجارية في شركة “لوجيتك” لمنطقة أفريقيا والشرق الأوسط وتركيا وآسيا الوسطى إن تركيز المملكة ينصبّ على التحوّل الرقمي سعيًا لتحقيق الأهداف الواردة في رؤية السعودية 2030، الرامية إلى إطلاق القدرات الاقتصادية الهائلة الكامنة في مختلف القطاعات. وأضافت: “يُنتظر أن تخلق التقنيات الحديثة قواعد جديدة لبيئات العمل المستقبلية التي تتطلع إلى المؤسسات، وتساهم في سدّ الفجوة بين أماكن العمل التقليدية والهجينة، وخلق قوّة عاملة محلية أكثر ذكاءً ورشاقة وقدرة على الإبداع”.
الاجتماعات الهجينة تخلق ساحة غير متكافئة الفرص للمشاركين
تطوّر عمل المؤسسات لمواكبة الطرق الجديدة في التعاون لاستيعاب ترتيبات العمل المختلفة لموظفيها، وأصبحت الاجتماعات الهجينة، سواء في المكاتب أو عبر وسائل الاتصال، أكثر انتشارًا.
وكشف استطلاع لوجيتك حول الاجتماعات الهجينة عن أن 39 في المئة من المستطلعة آراؤهم الذين شاركوا في اجتماع هجين شعروا بأن لديهم فرصًا أقل لبناء علاقة وطيدة مع المشاركين في الاجتماعات، في حين اتفق 59 في المئة على أن مساهماتهم كانت لِتصبح ذات قيمة أكبر إذا كانوا حاضرين في الاجتماعات شخصيًا بدلًا من حضورهم عن بُعد، كذلك قال 47 في المئة من المشاركين في الاستطلاع، إنهم شعروا بأنهم أقلّ أهمية من الحاضرين شخصيًا في الاجتماعات.
وبينما اتفق 73 في المئة من المستطلعة آراؤهم على أن الاجتماعات الهجينة ستكون أكثر إنتاجية إذا كان لدى جميع المشاركين فرص متساوية للحديث والمساهمة بآرائهم، أفاد 61 في المئة ممن شاركوا شخصيًا في الاجتماعات الهجينة بأنهم يميلون إلى زيادة التفاعل مع المشاركين الحاضرين في الغرفة نفسها.
الاستفادة من التكنولوجيا هو المحرك الرئيس للاجتماعات الهجينة الناجحة
وأشار المشاركون في الاستطلاع إلى أن المشكلات التقنية هي أبرز التحديات التي تواجه الاجتماعات الهجينة، إذ تمثل المشكلات في الاتصال بحسب 43 في المئة من المشاركين، ورداءة الصوت (40 في المئة) من بين أهم المشكلات في هذا الشأن. وأشار 34 في المئة من المشاركين أيضًا إلى مشكلة أخرى تتمثل باضطرارهم لتكرار كلامهم نظرًا لعدم تمكّن بعض المشاركين في الاجتماع من سماع حديثهم بوضوح. ولفت المستطلع آراؤهم إلى تحديات أخرى واجهتهم في الاجتماعات الهجينة مثل تأخر المشاركين عن حضور الاجتماع (33 في المئة) عن موعد الاجتماع ومقاطعة الآخرين لحديثهم خلال الاجتماع (31 في المئة) وصرف المشاركين انتباههم عنهم (30 في المئة) وضعف جودة الفيديو (29 في المئة).
وسيتعين على المؤسسات العاملة في المملكة، في سبيل معالجة هذه المشكلات، فإنه ضمان وصول موظفيها إلى الوسائل التقنية المتقدمة، التي تتضمّن أجهزة الاتصال بالشبكة وأجهزة الاجتماعات عبر الفيديو، كما يتعيّن عليها أن تجعل تقنيات المشاركة والتعاون عبر الفيديو جزءًا من خطط الرقمنة المؤسسية لضمان نجاحها في مستقبل بيئات العمل.
وكشف الاستطلاع عن الدور الحاسم الذي تلعبه تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو في حلّ مشكلة المشاركة المتكافئة في هذه الاجتماعات، إذ اتفق 62 في المئة من المشاركين في الاستطلاع على أن الاجتماعات الهجينة تكون أكثر جاذبية عند استخدام أنظمة الاجتماعات عبر الفيديو التي يكون فيها مخرجات الصوت والفيديو ذات جودة عالية.
على المؤسسات تبني أدوات وحلول مؤسسية فعالة لسد الثغرات في الاجتماعات الهجينة
ينبغي للمؤسسات أن تستخدم أجهزة غرف الاجتماعات وسماعات الرأس الشخصية وكاميرات الويب لتضمن الجودة الشاملة وتحقق الاستفادة المرجوّة من الاجتماعات عبر الفيديو. وفي بيئة العمل الهجينة التي تتزايد اليوم، فإن هناك العديد من الجوانب الرئيسة التي ينبغي للشركات مراعاتها لتمكين التعاون السلس وتعزيز المشاركة وتحقيق التكافؤ بين المشاركين في الاجتماع الافتراضي ونظرائهم في غرفة الاجتماعات:
- التجهيز: تزويد الفرق بمعدات على مستوى المؤسسة مثل أنظمة مؤتمرات الفيديو داخل الغرفة وكاميرات الويب والميكروفونات وسماعات الأذن، وهذا من شأنه أن يمكّن المؤسسات من بناء تجربة متسقة وموثوق بها تتكامل جوهريًا مع منظومة العمل التي تختارها. توفر أنظمة مؤتمرات الفيديو أيضًا للمشاركين عن بُعد رؤية كاملة للجميع في غرفة الاجتماعات من خلال عدة كاميرات بزوايا مختلفة، مما يجعلهم في أفضل مقعد في الغرفة ويساعدهم على الشعور بمزيد من الاندماج، مما يجعل هذه الاجتماعات تتمتع بقدر أكبر من التفاعلية والتشارك.
- التبسيط: في ظل لجوء الموظفين باستمرار إلى التبديل بين بيئة العمل في المكتب والمنزل، فإن إنشاء تجربة سهلة للموظف من خلال ضمان أن يكون المكتب المنزلي يشبه إلى حد كبير تجهيزات مكاتبهم داخل المؤسسات سيظهر كأولوية قصوى للمؤسسات. وسيتعين على الشركات تحديد مواطن القلق لكل من المشاركين في الاجتماعات الحضورية داخل الشركات والاجتماعات الافتراضية عند إعداد أنظمة الاجتماعات الهجينة الداخلية، مع مراعاة عوامل مثل قابلية الاستخدام ومستوى تعقيد المعدات والتجهيزات الخاصة بهذه الاجتماعات.
- التمكين: يتطلب تعزيز المساواة في الاجتماعات أن تتبنى فرق المساندة التقنية والمنظمون نهجًا نشطًا للتمكين والتشجيع على التفاعل من جانب المشاركين عبر الوسائل الافتراضية، ويجب عليهم تعزيز جهود تيسير المشاركة، وتقليل الفوضى في الوسائل المرئية والصوتية، وتقليل المحادثات الجانبية.
تجدر الإشارة إلى أن وجود مزيج من المشاركين عن بُعد والمشاركين حضوريًا، لاسيما في ترتيبات العمل الهجينة، يخلق تحديات فريدة للشركات التي ترغب في عقد اجتماعات شاملة وتشاركية. ومع ذلك، فإن التقنيات الحديثة للمؤتمرات عبر الفيديو كتلك التي توفرها “لوجيتك” ستسمح لمنظمي الاجتماعات تحقيق قدر أكبر من الإنصاف وتعزيز الإنتاجية في بيئة العمل.
منهجية البحث
استطلعت شركة “لوجيتك” 500 موظف من المملكة العربية السعودية للتعرف على تفضيلاتهم وتصوراتهم والتحديات التي تواجههم وسلوكياتهم عبر تجاربهم في بيئة العمل الهجينة.
